En lien avec le Directeur Général de la structure et rattaché(e) à la Secrétaire Générale, le rôle de l’Assistant du Secrétariat Général est de planifier et coordonner la gestion administrative du secrétariat général et d’assurer la diffusion de l’information nécessaire au fonctionnement de la Direction. Assister et conseiller les interlocuteurs internes et externes à l’entreprise pour obtenir leur collaboration dans le respect des objectifs fixés. 

Les missions principales sont :

Planifier et coordonner la gestion administrative du secrétariat général :

• Planifier et préparer les réunions ; 
• Organiser la logistique d’évènements ;
• Rédiger et mettre en forme des rapports, procès-verbaux, compte-rendu et notes ;

Piloter les activités :

• Coordonner les procédures de sélection et d’évaluation des sous-traitants ;
• Contribuer à l'élaboration des contrats et process de contrôle et qualité ;
• Mettre à jour les contrats et le référentiel des sous-traitants ;
• Contrôler l’application des activités déléguées en lien avec le Département Audit et conformité ;
• Contrôler et actualiser les documents administratifs et autres justificatifs requis dans le cadre des conventions ;

Participer à la performance et au reporting :

• Préparer et réaliser le reporting : bilan d’activité, indicateurs de performance, rapports périodiques ;
• Veiller à la mise jour de la bibliothèque de conventions type et le référentiel des sous-traitants ;
• S’assurer de la tenue des comités de suivi, les revues de prestations en collectant les comptes rendus associés ;
• Alerter en cas de dysfonctionnements ;

Suivre les activités du périmètre dédié : 

• Participer à l’élaboration, la mise en place et l’actualisation des outils de suivi ; 
• Proposer et mettre en place des procédures et outils pour améliorer les traitements ; 
• S’informer et informer sur les dossiers ; 
• Alerter la hiérarchie et/ou les opérationnels concernés par des informations sensibles ; 
• Réaliser le suivi et compte-rendu de son activité. 

Formation de type BTS en Secrétariat, Assistanat ou expérience professionnelle équivalente ;
Excellente maîtrise des outils bureautiques et des procédures administratives ;
Expérience confirmée en conseil ;
Aptitude à l’analyse, à la synthèse et à la rédaction claire ;
Sens de la discrétion et excellentes qualités relationnelles ; 
Organisation, rigueur et sens des priorités ; 
Autonomie et esprit d’initiative ;